Všeobecné obchodní podmínky

Pokud není výslovně uvedeno jinak nebo z kontextu jednoznačně nevyplývá něco jiného, mají v těchto VOP níže uvedené pojmy, pokud začínají velkým písmenem, následující význam:

„Služba“

znamená online aplikaci Formulářovna a její funkce zpřístupněné Odběrateli podle Smlouvy.

„Poskytovatel“

znamená obchodní společnost Formulářovna, s.r.o., IČO 272 08 001, se sídlem V rovinách 396/107, Podolí, 140 00 Praha 4.

„Odběratel“

znamená podnikatele nebo právnickou osobu či jinou instituci, která uzavřela Smlouvu pro svou podnikatelskou, profesní nebo institucionální činnost.

„Uživatel“

znamená zaměstnance, spolupracovníka nebo jinou osobu, které Odběratel umožní Službu spravovat nebo užívat jeho jménem a na jeho účet.

„Vyplňující“

znamená fyzickou osobu, která otevře nebo vyplní Formulář Odběratele anebo jeho prostřednictvím odešle Podání.

„Formulář“

znamená elektronický formulář vytvořený nebo spravovaný pro Odběratele ve Službě a zpřístupněný Vyplňujícím.

„Podání“

znamená údaje a případné soubory odeslané Vyplňujícím prostřednictvím Formuláře.

„Obsah Odběratele“

znamená Formuláře, texty, pokyny, informace, loga, dokumenty, nastavení a další obsah, který Odběratel do Služby vloží nebo jejím prostřednictvím zveřejní.

„Smlouva“

znamená dohodu Stran obsaženou v hlavním smluvním dokumentu a připojených přílohách, jejíž část obsahu je určena odkazem na tyto VOP zveřejněné na www.formularovna.cz, včetně písemně sjednaných změn.

„Ceník“

znamená cenovou přílohu Smlouvy, která určuje měsíční odměnu za sjednaný rozsah Služby.

„Pracovní den“

znamená den, který není sobotou, nedělí ani svátkem podle právních předpisů České republiky.

„DPA“

znamená dohodu o zpracování osobních údajů obsaženou v článku 7 těchto VOP; individuálně sjednaná zpracovatelská dohoda ji může ve výslovně určeném rozsahu nahradit nebo doplnit.

„Pracovní doba“

znamená dobu od 8:30 do 16:30 hodin v Pracovní den, podle místního času v České republice.

Slova začínající velkým písmenem, která nejsou definována v těchto VOP, mají význam stanovený ve Smlouvě. Jednotné číslo zahrnuje i množné a naopak, pokud z kontextu nevyplývá jinak.

Tyto VOP upravují poskytování Služby firemním, profesním a institucionálním Odběratelům. Použijí se na základě odkazu ve Smlouvě a v rozsahu, v jakém nejsou změněny výslovným individuálním ujednáním. Tento smluvní režim je určen pro vztahy, v nichž Odběratel nevystupuje jako spotřebitel.

Smlouva se uzavírá elektronickým podpisem hlavního smluvního dokumentu a jeho připojených příloh oběma Stranami v jednom souboru PDF podle hlavního textu Smlouvy. Tyto VOP se přijímají odkazem ve Smlouvě a do podepisovaného souboru se nevkládají. Samotné prohlížení webových stránek, vytvoření uživatelského účtu ani další užívání Služby nenahrazují uzavření této Smlouvy nebo písemné přijetí její změny.

Připojenou smluvní sadu tvoří hlavní text Smlouvy, Ceník a Technický popis služby. Tyto VOP jsou zveřejněny na www.formularovna.cz a použijí se odkazem ve Smlouvě. DPA je obsažena v článku 7 VOP; případná individuální zpracovatelská dohoda nebo SLA musí být výslovně sjednány. Pořadí přednosti určuje hlavní text Smlouvy.

Základní rozsah vymezuje hlavní text Smlouvy a Technický popis služby. Volitelné funkce, integrační rozhraní a zpoplatněné služby třetích osob se zahrnují pouze na základě výslovného sjednání rozsahu a ceny. Obecný popis možnosti jejich zapojení není objednávkou ani příslibem jejich dostupnosti.

Formulářovna je webová aplikace, která umožňuje Odběrateli vytvářet a spravovat elektronické formuláře, zpřístupňovat je Vyplňujícím, přijímat jejich Podání a dále s nimi pracovat v rozsahu dostupném ve sjednané konfiguraci. Služba slouží jako technický nástroj pro sběr a předání informací; sama neurčuje právní účel ani právní účinky Podání.

Odběratel spravuje Obsah Odběratele prostřednictvím administrativního rozhraní nebo jiným sjednaným způsobem. Vyplňující přistupují k formulářům prostřednictvím webového odkazu nebo jiným přístupovým způsobem, který Odběratel nastaví a který Služba podporuje.

Služba může podle sjednaného nastavení podporovat povinná a nepovinná pole, kontroly zadaných údajů, nahrání příloh, potvrzení o přijetí, oznámení o novém Podání, přehled Podání v administraci, jejich stažení nebo export. Dostupnost konkrétní funkce závisí na sjednaném rozsahu a nastavení Služby.

Podání se Odběrateli zpřístupní v účtu nebo jiným sjednaným způsobem. Oznámení o novém Podání může být zasláno e-mailem a nemusí obsahovat celé Podání. Technické přijetí dat Službou, oznámení Odběrateli a případné předání do vnějšího systému jsou samostatné kroky; úspěch jednoho kroku nezaručuje dokončení dalších.

Technický záznam o přijetí Podání sám nepotvrzuje splnění všech právních požadavků na konkrétní úkon, předepsanou formu, totožnost nebo oprávnění jednající osoby ani doručení třetí osobě nebo orgánu veřejné moci. Právní účinky se posuzují podle obsahu, skutečného průběhu a příslušných právních předpisů; Poskytovatel je právně neposuzuje.

Elektronická identifikace, NIA, Bank iD, elektronické podpisy a pečeti, časová razítka, přímé odesílání do vnějších systémů a platební funkce se poskytují jen po výslovném sjednání. Použití je podmíněno technickým zapojením, potřebnými oprávněními a splněním podmínek příslušné třetí osoby. Smlouva sama taková oprávnění nezakládá ani nenahrazuje.

Poskytovatel může provádět technické změny a aktualizace, pokud zachová sjednaný rozsah a podstatné vlastnosti Služby. Změnu s významným dopadem na práci Odběratele oznámí předem a poskytne přiměřenou součinnost; naléhavý bezpečnostní zásah může provést bez předchozího oznámení. Změna smluvního rozsahu nebo ceny se řídí článkem 13.3.

Poskytovatel může využít subdodavatele a za plnění svých smluvních povinností jejich prostřednictvím odpovídá vůči Odběrateli. Zapojení subdodavatele, který zpracovává osobní údaje jménem Odběratele, se řídí zvláštními pravidly článku 7; obecné oprávnění využít subdodavatele nenahrazuje povolení dalšího zpracovatele.

Poskytovatel vyvine přiměřené úsilí, aby Služba byla dostupná nepřetržitě. Dostupnost mohou omezit plánovaná údržba, bezpečnostní zásahy, poruchy sítí a zařízení mimo kontrolu Poskytovatele nebo nedostupnost služeb třetích osob. Není-li sjednáno SLA, nejde o záruku nepřetržitého provozu.

Poskytovatel může přístup dočasně omezit v nezbytném rozsahu při údržbě, odstranění poruchy nebo odvrácení bezpečnostního rizika. Plánovanou údržbu s významným dopadem oznámí Odběrateli e-mailem nejméně dva Pracovní dny předem a podle možností ji provede mimo Pracovní dobu. U naléhavého zásahu oznámí důvod a dopad bez zbytečného odkladu, jakmile je to možné.

Se soubory lze provádět pouze technické operace potřebné pro jejich přenos, uložení, zpřístupnění nebo zabezpečení. Převod formátu nebo jiná změna nesmí být vydávána za nezměněný originál. U elektronicky podepsaného či zapečetěného vstupního souboru se zachová jeho původní podoba; případný náhled nebo odvozená kopie se od originálu odliší a nepovažují se za zachování jeho původního podpisu či pečeti.

Odběratel bere na vědomí, že odeslání formuláře závisí na zařízení, prohlížeči, internetovém připojení a nastavení Vyplňujícího. Služba může odmítnout soubor, který nesplňuje její technické podmínky, obsahuje nepodporovaný formát nebo představuje bezpečnostní riziko. Odběratel informuje Vyplňující o relevantních omezeních formuláře.

Technické limity, které ovlivňují přijetí Podání, například povolené formáty a velikost příloh, Poskytovatel zpřístupní před jejich použitím v rozhraní nebo v provozních pokynech. Jejich změnou nesmí bez písemné dohody podstatně omezit již sjednaný rozsah. Odběratel promítne relevantní pokyny do svého Formuláře.

Poskytovatel neodpovídá za vlastní provoz ani zdrojová data nezávislé služby třetí osoby, které nemůže ovlivnit. Tím není dotčena jeho odpovědnost za vlastní integrační řešení, správné předání údajů v sjednaném rozsahu, výběr jeho subdodavatelů nebo plnění povinností zpracovatele. Příslušné podmínky třetí osoby budou Odběrateli zpřístupněny před aktivací závislé funkce.

Funkce, které jsou pouze předmětem vývoje, testování nebo pilotního provozu, mohou mít omezenou dostupnost, rozsah nebo podporu. Odběratel je může používat pouze v rozsahu, který Poskytovatel označil za dostupný pro testování; do produkčního provozu se zařadí až po jejich zpřístupnění a sjednání, pokud je takové sjednání potřebné.

Funkce využívající umělou inteligenci lze aktivovat pouze po výslovném sjednání jejich účelu, vstupů a způsobu použití. Před předáním osobních údajů takové externí službě musí být vyřešeny role, zpracovatelské vztahy a případné předání mimo Evropský hospodářský prostor podle článku 7. AI výstup má povahu návrhu a vyžaduje věcnou kontrolu; aktivace AI neopravňuje k automatizovanému rozhodování s právními nebo obdobně významnými účinky bez splnění zákonných podmínek.

Odběratel hradí měsíční odměnu stanovenou v Ceníku za sjednaný rozsah Služby. Měsíční odměna je paušální, pokud Ceník výslovně nestanoví jinak. Poplatky třetích stran, individuální vývoj, migrace dat, nadstandardní konfigurace a práce mimo sjednaný rozsah nejsou zahrnuty, nebyly-li výslovně sjednány.

Fakturační období a první faktura, počátek nároku na odměnu, poměrné účtování části období, splatnost a elektronické doručení faktur se řídí článkem 4 hlavního textu Smlouvy. Platba se nepožaduje předem. Pravidelná faktura se vystavuje zpětně v měsíční den odvozený od uzavření Smlouvy, případně poslední den daného měsíce.

Odběratel hradí odměnu bezhotovostně na účet uvedený na faktuře. Závazek je splněn připsáním celé částky na účet Poskytovatele. Odběratel uvede při platbě správný variabilní symbol, je-li na faktuře uveden.

Při prodlení s úhradou Poskytovatel Odběratele písemně vyzve k nápravě a poskytne mu přiměřenou dodatečnou lhůtu. Přístup může omezit až po jejím marném uplynutí a pouze přiměřeně důvodu. Tím nezanikají již vzniklé platební závazky. Zpracování osobních údajů a možnost převzetí dat se i při omezení řídí články 7 a 12.

Odběratel oznámí výhrady k faktuře bez zbytečného odkladu. Nespornou část faktury uhradí včas. Oprava nebo reklamace daňového dokladu se provede v souladu s příslušnými právními předpisy.

K odměně bude připočtena daň z přidané hodnoty v zákonné výši, je-li Poskytovatel povinen ji uplatnit. O případné změně daňového režimu Poskytovatel informuje Odběratele na faktuře nebo jiným vhodným způsobem.

Změnu ceny lze provést pouze postupem stanoveným ve Smlouvě a v právních předpisech. Samotné zveřejnění nového ceníku na webové stránce nemění cenu sjednanou v individuální Smlouvě, pokud Strany nedohodnou jinak.

Odběratel nemůže jednostranně započíst svou pohledávku vůči pohledávce Poskytovatele, ledaže je pohledávka Odběratele pravomocně přiznána nebo ji Poskytovatel písemně uznal. Tím není dotčeno právo Odběratele uplatnit reklamaci nebo námitku vůči fakturovanému plnění.

Poskytovatel je oprávněn požadovat zákonný úrok z prodlení z nezaplacené částky. Náklady spojené s vymáháním pohledávky lze požadovat pouze v rozsahu stanoveném právními předpisy.

Poskytovatel zpřístupní Službu v rozsahu stanoveném Smlouvou a bude při jejím poskytování postupovat s odbornou péčí a v souladu s právními předpisy, které se na jeho činnost vztahují.

Poskytovatel vyvine rozumně požadovatelné úsilí k zajištění funkčnosti a dostupnosti Služby. Údržba a omezení přístupu se řídí články 3 a 12. Není-li výslovně sjednáno SLA, není stanovena garantovaná procentní dostupnost ani konkrétní doba odstranění každé závady; povinnost jednat s odbornou péčí tím není dotčena.

Standardní technická podpora se poskytuje v Pracovní době prostřednictvím kontaktního e-mailu uvedeného ve Smlouvě. Hlášení lze odeslat kdykoli; mimo Pracovní dobu se řeší v následující Pracovní době, není-li sjednáno jinak. Podpora zahrnuje běžnou pomoc s používáním a technickým provozem Služby, nikoli právní poradenství, individuální vývoj nebo správu interních procesů Odběratele.

Poskytovatel upozorní Odběratele na známý závažný výpadek nebo vadu, která podstatně brání užívání Služby, pokud má k dispozici kontaktní údaje potřebné k oznámení. Jednotliví Vyplňující nemusejí být o údržbě, výpadcích nebo změnách informováni přímo Poskytovatelem.

Poskytovatel může provádět změny infrastruktury, zabezpečení, rozhraní a technického řešení, jsou-li potřebné pro bezpečnost, kompatibilitu nebo rozvoj Služby. Poskytovatel může dočasně omezit přístup, je-li to nezbytné k odvrácení bezpečnostního rizika, odstranění poruchy nebo splnění právní povinnosti.

Důvody a postup pozastavení Služby upravuje článek 12.4. Poskytovatel obnoví přístup bez zbytečného odkladu po odpadnutí důvodu pozastavení. Omezení jiných Odběratelů nebo bezpečnostní riziko se při řešení zásahu minimalizují.

Výpadek na koncovém zařízení nebo síťovém připojení Odběratele či Vyplňujícího sám není vadou Služby. Odpovědnost za nezávislé služby třetích osob se posuzuje podle článku 3.14; odpovědnost Poskytovatele za jeho vlastní pochybení se tím nevylučuje.

Poskytovatel může zpracovávat technické provozní informace o užívání Služby v rozsahu nezbytném pro její poskytování, zajištění bezpečnosti, odstraňování závad a plnění právních povinností. Tím nejsou dotčeny povinnosti podle GDPR a DPA.

Při práci se soubory Poskytovatel postupuje podle článku 3.11. Bez smluvního nebo zákonného důvodu nesmí obsah zpřístupnit třetí osobě ani jej použít pro jiný účel, než stanoví Smlouva nebo doložený pokyn Odběratele.

Odběratel určuje účel, obsah a cílovou skupinu Formulářů, rozsah požadovaných údajů a způsob dalšího využití Podání. Odběratel odpovídá za věcnou a právní správnost Obsahu Odběratele, včetně názvů polí, pokynů, poučení, potvrzení, právních titulů a informací o zpracování osobních údajů.

Odběratel zajistí, že má právo Obsah Odběratele zveřejnit, že jeho použití neporušuje právní předpisy ani práva třetích osob a že pro sběr a další zpracování údajů existuje odpovídající právní základ. Odběratel odpovídá za určení doby uchování Podání a přístupových oprávnění osob, které s nimi nakládají.

Odběratel určí osoby oprávněné Službu spravovat, zajistí správnost jejich údajů a bez zbytečného odkladu zruší přístupy osobám, které již Službu nemají používat. Odběratel odpovídá za činnost svých Uživatelů a za bezpečné nakládání s přístupovými údaji.

Odběratel poskytne Poskytovateli úplné a správné podklady potřebné k nastavení Služby a poskytne přiměřenou součinnost při řešení závad, bezpečnostních incidentů a požadavků Vyplňujících. Odběratel oznámí Poskytovateli bez zbytečného odkladu podezření na zneužití přístupových údajů nebo neoprávněný přístup.

Odběratel a Uživatelé se zavazují užívat Službu v souladu se Smlouvou, těmito VOP, návody Poskytovatele a právními předpisy. Nesmějí narušovat bezpečnost či provoz Služby, obcházet technická omezení, získávat neoprávněný přístup k datům jiných odběratelů ani používat Službu k protiprávnímu účelu.

Odběratel nebude prostřednictvím formulářů bez předchozího písemného ujednání shromažďovat zvláštní kategorie osobních údajů, údaje o trestních odsouzeních ani jiné údaje, jejichž zpracování vyžaduje zvláštní zabezpečení nebo zvláštní právní režim. Pokud je jejich zpracování pro zamýšlený proces nezbytné, Strany předem písemně vymezí jeho rozsah, právní role, bezpečnostní opatření a související podmínky.

Odběratel odpovídá za své připojení k internetu, koncová zařízení, e-mailové schránky, interní systémy a zabezpečení svých pracovních stanic. Technické problémy v těchto prostředích nejsou vadou Služby.

Odběratel nesmí bez souhlasu Poskytovatele pronajímat přístup ke Službě, poskytovat ji třetí osobě jako vlastní službu ani umožnit její užívání osobám mimo sjednaný účel, s výjimkou Vyplňujících, kterým je formulář určen.

Odběratel nebude prostřednictvím Služby zasílat nevyžádaná sdělení, šířit škodlivý kód ani zveřejňovat obsah, který porušuje práva třetích osob, právní předpisy nebo oprávněné zájmy jiných odběratelů. Poskytovatel může takový obsah omezit nebo odstranit, pokud je to nezbytné k ochraně Služby nebo ke splnění právní povinnosti.

Odběratel seznámí své Uživatele s pravidly Služby a zajistí bezpečné nakládání s přístupovými údaji. Za jednání osob, kterým přístup oprávněně svěřil, odpovídá jako za své vlastní jednání. Při neoprávněném použití účtu se odpovědnost posoudí podle skutečné příčiny, porušení povinností a jejich souvislosti se vzniklou újmou.

Odběratel nebude testovat zranitelnost Služby, provádět penetrační testy ani automatizované zatěžovací zkoušky bez předchozí dohody s Poskytovatelem. Odběratel oznámí nalezenou zranitelnost bezpečným způsobem a zdrží se jejího zveřejnění před tím, než Poskytovatel dostane přiměřenou možnost ji prověřit.

Strany dodržují nařízení (EU) 2016/679 (GDPR) a související právní předpisy. U údajů ve Formulářích a Podáních, u nichž Odběratel určuje účel a prostředky zpracování a Poskytovatel je zpracovává jeho jménem, je Odběratel správcem a Poskytovatel zpracovatelem. Následující ujednání tvoří DPA podle článku 28 GDPR a jsou přijata podpisem Smlouvy, která na tyto VOP výslovně odkazuje.

Předmětem zpracování je zajištění sjednaného elektronického formulářového procesu pro Odběratele. Účelem je přijetí, evidence, zpřístupnění a předání Podání a technické zajištění provozu podle pokynů Odběratele. Povahou zpracování jsou automatizované operace a nezbytná správa či podpora: shromáždění, uspořádání, uložení, vyhledání, zobrazení, přenos, export a výmaz údajů. Zpracování trvá po dobu poskytování Služby a poté pouze po dobu nezbytnou k převzetí a odstranění dat podle článku 12.

Subjekty údajů jsou Vyplňující, osoby, o nichž Vyplňující v Podání oprávněně uvádí údaje, a Uživatelé Odběratele v rozsahu správy formulářového procesu. Zpracovávají se identifikační a kontaktní údaje, organizační údaje a údaje o zastoupení, obsah Formulářů a příloh a související provozní údaje. Konkrétní rozsah určuje Odběratel obsahem a konfigurací Formulářů; zvláštní kategorie osobních údajů a údaje o trestních odsouzeních podléhají článku 6.6 a vyžadují předchozí zvláštní písemné sjednání.

Odběratel odpovídá za zákonnost účelů a právních titulů zpracování, přiměřený rozsah požadovaných údajů, splnění informačních povinností a vyřizování práv subjektů údajů. Určuje osoby s přístupem, pravidla uchování a doložené pokyny. Má právo požadovat informace o zpracování, dávat zákonné pokyny a ověřovat dodržování této DPA. Poskytovatel upozorní na pokyn, který podle jeho názoru porušuje GDPR nebo jiné předpisy o ochraně údajů.

Poskytovatel zpracovává údaje pouze na základě doložených pokynů Odběratele. Za pokyn se považuje Smlouva, konfigurace Formuláře v rámci sjednaných funkcí a písemné požadavky oprávněné kontaktní osoby. Pokud zpracování ukládá právo Unie nebo členského státu, Poskytovatel o této povinnosti předem informuje Odběratele, ledaže to právní předpis zakazuje z důležitých důvodů veřejného zájmu.

Poskytovatel zajistí, aby osoby s přístupem k osobním údajům byly vázány mlčenlivostí a zpracovávaly je pouze v potřebném rozsahu. Přístupy se přidělují podle pracovních úkolů a pravidelně přezkoumávají. Přístup pro podporu je omezen na řešení konkrétního požadavku nebo provozního či bezpečnostního problému.

Poskytovatel přijme a udržuje opatření odpovídající riziku podle článku 32 GDPR. Opatření zahrnují ochranu přenosu dat, řízení přístupových oprávnění a oddělení účtů, ochranu provozního prostředí, zabezpečení souborů, správu aktualizací, vyhodnocování bezpečnostních událostí a pravidelné posuzování účinnosti ochrany. S ohledem na povahu zpracování zajišťuje důvěrnost, integritu, dostupnost a schopnost obnovy přístupu k údajům. Toto ujednání není sjednáním konkrétních parametrů SLA nebo dlouhodobé archivace.

Poskytovatel před zahájením zpracování zpřístupní Odběrateli popis relevantních technických a organizačních opatření, místo zpracování, pravidla případných záložních kopií a seznam dalších zpracovatelů s jejich činností. Tyto informace musí odpovídat skutečnému provozu. Bezpečnostní opatření lze průběžně zlepšovat; změna nesmí snížit sjednanou úroveň ochrany nebo obejít pravidla zapojování dalších zpracovatelů.

Poskytovatel nesmí zapojit dalšího zpracovatele bez předchozího konkrétního písemného povolení Odběratele. Před žádostí o povolení sdělí jeho identitu, činnost, místo zpracování a relevantní záruky ochrany. Strany mohou písemně sjednat obecné povolení a postup oznamování změn; mlčení Odběratele samo o sobě nepředstavuje konkrétní povolení podle tohoto odstavce.

Další zpracovatel musí být smluvně zavázán alespoň ke stejným relevantním povinnostem ochrany údajů, jaké ukládá tato DPA. Poskytovatel odpovídá Odběrateli za plnění těchto povinností dalším zpracovatelem. Údaje nesmí být použity pro jeho vlastní marketing ani k trénování modelů umělé inteligence bez samostatného zákonného a smluvního důvodu.

Předání osobních údajů mimo Evropský hospodářský prostor, včetně zpřístupnění pro vzdálenou podporu z takového místa, vyžaduje doložený pokyn Odběratele a splnění podmínek kapitoly V GDPR. Samotné technické propojení s externí službou není takovým pokynem ani zárukou zákonnosti předání. Poskytovatel sdělí informace potřebné k posouzení navrhovaného předání.

Poskytovatel s přihlédnutím k povaze zpracování poskytne součinnost při žádostech o přístup, opravu, výmaz, omezení, přenositelnost a dalších právech subjektů údajů. Žádost týkající se údajů zpracovávaných jménem Odběratele předá bez zbytečného odkladu jeho kontaktní osobě. Samostatně o ní nerozhoduje, pokud mu to neukládá zákon nebo doložený pokyn Odběratele.

Poskytovatel poskytne Odběrateli součinnost při plnění povinností podle článků 32 až 36 GDPR, zejména při posouzení bezpečnosti, ohlašování incidentů, posouzení vlivu na ochranu osobních údajů a případné předchozí konzultaci s dozorovým úřadem, v rozsahu odpovídajícím jeho činnosti a dostupným informacím.

Zjistí-li Poskytovatel porušení zabezpečení osobních údajů zpracovávaných jménem Odběratele, oznámí jej kontaktní osobě Odběratele bez zbytečného odkladu. Oznámení popíše povahu incidentu, známý rozsah, pravděpodobné důsledky, přijatá nebo navržená opatření a kontakt pro řešení. Nejsou-li údaje současně dostupné, poskytne nejprve známé informace a poté je průběžně doplní. Uchová informace potřebné k doložení incidentu a jeho nápravy.

Poskytovatel zpřístupní informace potřebné k doložení souladu s článkem 28 GDPR a umožní přiměřené audity či kontroly Odběratele nebo jím pověřeného nezávislého auditora. Postup se předem koordinuje tak, aby chránil údaje jiných zákazníků, bezpečnost a běžný provoz. Neodkladná kontrola při důvodném podezření na závažné porušení ani pravomoci dozorového úřadu tím nejsou omezeny.

Po skončení poskytování Služby Poskytovatel podle volby Odběratele údaje vrátí, zpřístupní k exportu nebo vymaže za podmínek článku 12. Odstranění se vztahuje také na další zpracovatele a případné záložní kopie. Údaje, jejichž další uchování ukládá právní předpis, se oddělí, omezí na nezbytný rozsah a dobu a nepoužijí se pro jiné účely.

Poskytovatel nemůže jednostranně rozšířit účel zpracování údajů z Podání. Pokud samostatně zpracovává nezbytné identifikační, kontaktní, účetní nebo provozní údaje pro uzavření a správu smluvního vztahu, plnění vlastních zákonných povinností nebo ochranu právních nároků, posuzuje se jeho role podle skutečného účelu. Subjektům údajů poskytne příslušné informace; tato DPA nenahrazuje informační povinnost samostatného správce.

Odběratel poskytne součinnost při řešení incidentů a žádostí a oznámí změnu, která podstatně ovlivňuje povahu či rizikovost zpracování. Nezbytnou zákonnou součinnost Poskytovatele nelze odmítnout jen proto, že nebyla samostatně objednána. Cenu mimořádných prací nad běžný rozsah lze sjednat předem, pokud tím nejsou ohroženy zákonné povinnosti nebo lhůty.

Strany zachovají mlčenlivost o neveřejných obchodních, technických, bezpečnostních a osobních informacích získaných při plnění Smlouvy. Zpřístupní je jen osobám, které je potřebují znát a jsou vázány mlčenlivostí. Za porušení této povinnosti osobami, které použijí pro své plnění, odpovídají v rozsahu právních předpisů a Smlouvy.

Mlčenlivost se nevztahuje na informace oprávněně známé již před sdělením, nezávisle získané od oprávněné třetí osoby nebo veřejné bez porušení Smlouvy. Povinné zpřístupnění podle zákona či vykonatelného rozhodnutí je možné v nezbytném rozsahu; druhá Strana bude předem informována, je-li to právně dovoleno. Mlčenlivost trvá i po ukončení Smlouvy, dokud trvá důvod ochrany dotčených informací.

Práva duševního vlastnictví k softwaru, rozhraním, dokumentaci a technickému řešení Služby náležejí Poskytovateli nebo příslušným nositelům práv. Smlouva nepřevádí na Odběratele tato práva; opravňuje jej Službu užívat v sjednaném rozsahu po dobu trvání Smlouvy.

Poskytovatel uděluje Odběrateli nevýhradní, nepřevoditelné a časově omezené oprávnění užívat Službu pro vlastní činnost a sjednaný účel. Odběratel může umožnit přístup svým Uživatelům v rozsahu potřebném k plnění Smlouvy.

Odběratel opravňuje Poskytovatele použít Obsah Odběratele pouze v rozsahu potřebném pro nastavení, provoz, zabezpečení, podporu a údržbu Služby a pro následné převzetí a odstranění dat. Práva, která k tomuto obsahu náležejí Odběrateli nebo třetím osobám, tím nejsou převáděna. Zpracování osobních údajů se řídí článkem 7.

Bez předchozího souhlasu druhé Strany nesmí Strana užívat její obchodní firmu, logo nebo ochrannou známku k propagačním účelům. Poskytovatel může Odběratele uvést jako referenci nebo použít jeho logo pouze na základě samostatného souhlasu, který lze odvolat.

Odběratel nesmí Službu kopírovat, upravovat, dekompilovat, zpětně analyzovat, obcházet její technické ochrany ani zpřístupnit její neveřejnou část třetím osobám, ledaže to dovoluje právní předpis nebo k tomu Poskytovatel udělil písemný souhlas.

Odběratel může Poskytovateli sdělit návrhy na zlepšení nebo připomínky ke Službě. Poskytovatel je může využít při dalším vývoji bez omezení, pokud tím nezveřejní důvěrné informace Odběratele ani nepřevezme jeho chráněný Obsah.

Odběratel hlásí závady prostřednictvím kontaktní adresy uvedené ve Smlouvě. Oznámení má obsahovat popis závady, čas jejího zjištění, dotčenou funkci, uživatelské prostředí a kontakt na osobu, která může spolupracovat při řešení. Odběratel nebude v hlášení uvádět více osobních údajů, než je nezbytné.

Poskytovatel potvrdí přijetí oznámení a s odbornou péčí zajistí diagnostiku a nápravu podle závažnosti závady. Sjednané SLA může stanovit závazné lhůty reakce a obnovy. Bez SLA se postupuje v přiměřené době odpovídající povaze a dopadu závady; tím nejsou vyloučena zákonná práva Odběratele z vadného plnění.

Problémy způsobené Obsahem Odběratele, jeho nastavením, zařízením nebo sítí se řeší v rozsahu běžné podpory. Nadstandardní práce lze účtovat jen po předchozím odsouhlasení rozsahu a ceny Odběratelem. Odpovědnost za vlastní integrační řešení Poskytovatele tím není dotčena.

Odběratel bez zbytečného odkladu hlásí podezření na neoprávněný přístup, ztrátu přístupových údajů, únik Podání nebo jiný bezpečnostní incident. Postup při porušení zabezpečení osobních údajů upravuje článek 7.14; technické hlášení nenahrazuje součinnost podle DPA.

Poskytovatel může v nezbytném rozsahu dočasně omezit přístup k účtu nebo jednotlivým funkcím, aby zabránil bezprostřednímu bezpečnostnímu riziku nebo ochránil Službu a ostatní odběratele. Odběratele informuje o důvodu a rozsahu omezení bez zbytečného odkladu, nebrání-li tomu zákon nebo naléhavý bezpečnostní důvod.

Poskytovatel může požádat Odběratele o ověření, zda závada přetrvává po provedení navrženého náhradního postupu nebo aktualizace. Odběratel poskytne přiměřenou součinnost a údaje potřebné k reprodukci závady, přičemž odstraní nebo anonymizuje osobní údaje, které nejsou pro diagnostiku nezbytné.

Pokud závadu nelze odstranit bez zásahu do konfigurace nebo Obsahu Odběratele, Poskytovatel předem popíše navrhovaný postup a vyžádá si souhlas Odběratele. Za práce mimo běžnou podporu lze požadovat odměnu pouze po předchozím odsouhlasení rozsahu a ceny.

Odběratel má práva z vadného plnění podle Smlouvy a právních předpisů, zejména právo požadovat nápravu a za splnění zákonných podmínek přiměřenou slevu nebo ukončení závazku. Vyloučení garantované procentní dostupnosti samo o sobě neznamená vyloučení odpovědnosti za neplnění sjednaných povinností.

Každá Strana odpovídá za škodu způsobenou porušením své povinnosti podle Smlouvy a právních předpisů. Strana, která zjistí hrozící škodu, přijme přiměřená opatření k jejímu odvrácení nebo zmírnění.

Poskytovatel neodpovídá za věcnou ani právní správnost Obsahu Odběratele, za správnost, úplnost nebo pravdivost údajů zadaných Vyplňujícími, za právní základ sběru a použití údajů ani za rozhodnutí Odběratele učiněná na základě Podání. Poskytovatel neověřuje právní účinky Podání ani jeho doručení třetí osobě nebo orgánu veřejné moci.

Poskytovatel neodpovídá za újmu v rozsahu, v jakém byla způsobena výlučně zařízením či sítí Odběratele nebo Vyplňujícího, protiprávním použitím Služby nebo nezávislou službou třetí osoby mimo jeho odpovědnost a kontrolu. Jeho vlastní porušení Smlouvy, pochybení při integraci a odpovědnost za použité subdodavatele se posuzují samostatně.

Zproštění povinnosti k náhradě škody při mimořádné nepředvídatelné a nepřekonatelné překážce se řídí § 2913 odst. 2 občanského zákoníku. Nevztahuje se na překážku vzniklou z osobních poměrů, až v době prodlení nebo na překážku, kterou měla povinná Strana překonat. Dotčená Strana překážku neprodleně oznámí a zmírní její následky. Překážka sama neruší Smlouvu ani již vzniklý platební závazek.

V rozsahu dovoleném zákonem se náhrada škody, kterou je jedna Strana povinna poskytnout druhé Straně v souvislosti se Smlouvou, omezuje částkou odpovídající odměnám za Službu poskytnutou v posledních 12 měsících před vznikem škody, na jejichž úhradu již vznikl nárok, bez ohledu na to, zda byly vyfakturovány nebo uhrazeny. Trval-li vztah kratší dobu, vychází se z celé této doby. Celkový souhrn náhrad škody hrazených jednou Stranou za dobu trvání Smlouvy nepřesáhne 100 000 Kč. Limit neomezuje samotný nárok na úhradu ceny nebo vrácení neoprávněně přijaté platby.

Omezení podle článku 10.5 ani vyloučení náhrady ušlého zisku se nepoužijí u újmy způsobené úmyslně nebo z hrubé nedbalosti, újmy na přirozených právech člověka, omezení práv slabší strany ani tam, kde jejich použití zákon zakazuje. V ostatním zákonem dovoleném rozsahu si Strany nenahrazují ušlý zisk.

Práva subjektů údajů na náhradu majetkové i nemajetkové újmy podle článku 82 GDPR ani zákonné povinnosti Stran vůči dozorovým orgánům nejsou smluvními limity dotčeny. Vzájemné nároky Stran v souvislosti se zpracováním se posuzují podle GDPR, DPA a příslušných právních předpisů; případné použití limitu je možné pouze v zákonem dovoleném rozsahu.

Nárok třetí osoby související s Obsahem Odběratele nebo jeho pokyny Strany oznámí druhé Straně bez zbytečného odkladu a poskytnou si součinnost. Odpovědnost a případná náhrada mezi Stranami se posoudí podle jejich skutečného porušení povinností a jeho souvislosti s nárokem; samotná existence nároku nezakládá automatickou povinnost Odběratele uhradit jakoukoli částku.

Strana oznámí podstatu a známý rozsah nároku na náhradu škody bez zbytečného odkladu. Opožděné oznámení samo o sobě nezpůsobuje zánik nároku; lze však přihlédnout k následkům, které mělo pro možnost druhé Strany škodu zmírnit nebo prověřit její příčinu.

Oznámení týkající se Smlouvy se zasílají kontaktním osobám a na adresy uvedené ve Smlouvě. Oznámení lze doručit osobně, doporučeným dopisem, datovou schránkou nebo elektronickou poštou na sjednanou kontaktní adresu.

E-mail je doručen, jakmile dojde do sjednané e-mailové schránky adresáta tak, že má možnost se s ním seznámit. Odesílatel musí být schopen dojití doložit; samotné odeslání a absence zprávy o nedoručení nejsou nezvratným důkazem doručení. Potvrzení adresáta nebo technický záznam o doručení mohou dojití prokázat. Při zprávě o nedoručení odesílatel použije opravený kontakt nebo jiný prokazatelný způsob.

Každá Strana oznámí druhé Straně změnu názvu, sídla, kontaktní osoby, e-mailové adresy nebo jiného údaje potřebného pro plnění Smlouvy bez zbytečného odkladu.

Výpověď, odstoupení a návrh změny se činí v písemné formě umožňující zachytit obsah a určit jednající osobu a doručují se prokazatelně. Elektronicky podepsaný dokument lze doručit datovou schránkou nebo e-mailem. Doručování datovou schránkou se řídí zákonnými pravidly; osobní a poštovní doručení se posuzuje podle skutečného dojití a použitelných zákonných domněnek.

Smlouva se uzavírá na dobu neurčitou, není-li ve Smlouvě výslovně stanoveno jinak. Účinnost a počátek poskytování Služby se řídí Smlouvou.

Každá Strana může Smlouvu vypovědět bez udání důvodu s výpovědní dobou tří měsíců. Výpovědní doba začíná běžet dnem následujícím po doručení výpovědi druhé Straně.

Při podstatném porušení Smlouvy může druhá Strana odstoupit za podmínek právních předpisů. Lze-li porušení napravit, vyzve nejprve porušující Stranu k nápravě v přiměřené dodatečné lhůtě, nevyžaduje-li povaha porušení neodkladné ukončení. Písemné odstoupení působí doručením; u již poskytnutého průběžného plnění se jeho účinky řídí právními předpisy.

Při prodlení s úhradou nebo napravitelném porušení povinností může Poskytovatel Službu přiměřeně pozastavit po písemném upozornění a marném uplynutí přiměřené dodatečné lhůty. Při bezprostředním ohrožení bezpečnosti nebo zjevně protiprávním použití lze zasáhnout okamžitě a důvod oznámit následně bez zbytečného odkladu. Opatření se omezuje na nezbytný rozsah a přístup se obnoví po odpadnutí důvodu. Nezbytné převzetí dat se řeší bezpečným náhradním způsobem.

Ukončením Smlouvy nezanikají nároky na úhradu odměny, která vznikla do dne ukončení, ani ustanovení, která mají podle své povahy trvat i po ukončení Smlouvy.

Není-li individuálně písemně sjednáno jinak, Poskytovatel po ukončení Smlouvy uchová Podání a Obsah Odběratele 30 dnů pouze k jejich převzetí nebo exportu. Umožní stažení v dostupném formátu nebo poskytne bezpečné předání, není-li přístup do rozhraní možný. Přijetí nových Podání se po ukončení zastaví. Běžné zpřístupnění již uložených dat k převzetí je zahrnuto v dosavadní odměně; zvláštní migrace či změna formátu se případně sjedná samostatně.

Ukončení Smlouvy nemá vliv na právo Stran požadovat náhradu škody, úrok z prodlení nebo jiné plnění, které jim vzniklo před jejím ukončením.

Odběratel si data, která potřebuje uchovávat, převezme nejpozději ve lhůtě podle článku 12.6. Po jejím uplynutí je Poskytovatel bez zbytečného odkladu, nejpozději během dalších 30 dnů, odstraní z provozní části i z kopií používaných pro toto zpracování, včetně kopií u dalších zpracovatelů a záloh. Dřívější výmaz provede podle doloženého pokynu Odběratele. Na žádost potvrdí provedení výmazu.

Data se mohou uchovat déle pouze v nezbytném rozsahu a po dobu, kdy jejich uchování ukládá právní předpis, nebo pokud pro konkrétní údaje existuje samostatný zákonný účel Poskytovatele. Takové údaje se oddělí a nesmějí sloužit k pokračování formulářového procesu. Do dokončení výmazu trvají povinnosti ochrany údajů a mlčenlivosti. Po odstranění dat Poskytovatel nezaručuje jejich obnovení.

Pokud se některé ustanovení Smlouvy nebo těchto VOP ukáže jako neplatné, neúčinné nebo nevymahatelné, nemá to vliv na ostatní ustanovení, lze-li je oddělit. Strany nahradí takové ustanovení platným ujednáním, které se svým smyslem co nejvíce přibližuje původnímu.

Smluvní vztah se řídí právním řádem České republiky, zejména občanským zákoníkem. Strany se pokusí případné spory vyřešit nejprve jednáním; tím není dotčeno právo obrátit se na příslušný soud.

Poskytovatel může písemně navrhnout změnu VOP, Ceníku nebo technického rozsahu. Pro konkrétní Smlouvu se změna stane závaznou až po výslovné písemné dohodě Stran podle hlavního textu Smlouvy. Samotné zveřejnění textu na webu, mlčení Odběratele nebo pokračující užívání Služby takovou dohodu nenahrazují. Provozní aktualizace podle článku 3.7 nesmí měnit sjednanou cenu nebo podstatný rozsah.

Neuplatnění práva jednou Stranou neznamená vzdání se tohoto práva. Smlouva a tyto VOP nahrazují předchozí ujednání Stran o předmětu Smlouvy.

Strany poskytnou součinnost potřebnou pro splnění zákonné povinnosti uveřejnit Smlouvu, pokud se na konkrétního Odběratele taková povinnost vztahuje. Povinnost mlčenlivosti nevylučuje zákonem vyžadované uveřejnění; při něm se chrání údaje, které podle zákona nemají být zveřejněny.

Tyto VOP se zveřejňují na www.formularovna.cz tak, aby se s nimi Odběratel mohl před uzavřením Smlouvy seznámit a uložit si je. Rozhodné znění se určuje podle Smlouvy; není-li výslovně písemně sjednáno jiné konkrétní znění, použije se znění účinné ke dni uzavření Smlouvy. Poskytovatel rozhodné znění uchová a na žádost je Odběrateli bezplatně zpřístupní.